Áttekintés

Mivel a MailMasterben tetszőleges számú és célú listát hozhat létre, akár megrendelései gyűjtésére is alkalmas lehet a szoftver. Ebben az esetben az adott e-mail lista a megrendelés lista, a hozzá tartozó feliratkozó űrlap pedig a megrendelési űrlap.

Jellemzően olyan esetekben érdemes a szoftvert erre a célra használni, amikor egyszerre nem több, mint 10-20 termékből lehet választani.

További lehetőség, hogy amennyiben egy adott megrendelési űrlapon csak egy féle terméket lehet rendelni, és abból is legfeljebb egy darabot (pl. rendezvény regisztráció), akkor Proforma számlát is lehet küldeni a szoftverrel.

Fontos megérteni, hogy a megrendelési rendszer alapvetően nem a listát, hanem az űrlapot jelenti. Ezalatt azt értjük, hogy egyetlen listához akár több különböző méretű, funkciójú és jellegű megrendelési rendszer (űrlap) is kapcsolódhat, ahogy ezt az alábbiakban is látni fogja.

Fontos továbbá, hogy rendelési listánál a lista szerkesztése képernyőn az "E-mail cím egyedi azonosító" feliratú mezőt, amely alapértelmezetten minden listánál meg van jelölve, jelöletlenre kell állítani. Ezzel tudjuk biztosítani, hogy egy e-mail címmel akár többször is lehessen rendelni.

Megrendelési rendszerek fajtái és megvalósításuk

A MailMaster-rel az alábbi megrendelési rendszerek alapeseteit és ezek kombinációit szokás kezelni.

1.) Egy termékes rendelési űrlap. Egyetlen terméket lehet rendelni. Ha kitölti az űrlapot a látogató, akkor rendelt, ha nem, akkor nem. Amennyiben a cégnek ez az egyetlen terméke, vagy az adott listában csak ennek a terméknek a megrendelései lesznek gyűjtve, akkor nem kell az adott termékre vonatkozó mezőt sem felvenni a listába.

2.) Termékválasztós űrlap. Amennyiben több termék közül lehet kiválasztani azt az egyet, amelyiket megrendeli a látogató, akkor a listába egyetlen - rádiógomb vagy csoportosítás típusú - mezőt kell felvenni. Az űrlapon annyi - rádiógomb vagy legördülő - lehetőség lesz, ahány termék lesz, és a lista termék oszlopába ennek a terméknek a neve vagy kódja fog bekerülni.

3.) Termékjelölős űrlap. Ezen az űrlapon több termék szerepel, és a termékek (vagy inkább szolgáltatások) jellege olyan, hogy mindegyikből csak egy rendelhető, pontosabban mindegyikkel kapcsolatban csak azt lehet kiválasztani, hogy kéri vagy nem kéri a megrendelő. Ebben az esetben mindegyik termékhez a listában egy-egy jelölőnégyzet (logikai érték) típusú mező tartozik, és mindegyik mezőben (oszlopban) csak az fog szerepelni, hogy kérte-e a rendelő vagy nem.

4.) Több darabos űrlap. Abban az esetben, ha több féle terméket lehet rendelni az űrlapon és/vagy egyszerre akár több darab is megrendelhető egy termékből, akkor minden terméknek külön, szám típusú mezője kell szerepeljen a listában. Ezekbe a mezőkbe fog elmentésre kerülni, hogy hányat rendelt a megrendelő az egyes termékekből.

Ezen rendelési rendszerek kialakítása során ugyanazokat a sztenderd MailMaster funkciókat kell használni, mint mondjuk egy hírlevél rendszer kialakítása során, csak kicsit más az egyes elemek célja. Ugyanúgy kell listát létrehozni, ugyanúgy kell feliratkozó űrlapot készíteni, ugyanúgy kell a feliratkozó = megrendelési űrlap megjelenését személyre szabni, és ugyanúgy kell beállítani a feliratkozáskori = megrendeléskori levelet is.

A megrendelés és hírlevél listák összehangolása

Amikor hírlevél listáira kampányokat küld, akkor fontos, hogy azt is tekintetbe vegye, hogy mely olvasói éltek már a megrendelési lehetőséggel, és kik nem. Hiszen ha egy kampány során van egy megrendelési határidő, melyre emlékezteti olvasóit, akkor nem lenne szerencsés, ha azokat is "nógatja" a megrendelésre, akik már leadták megrendelésüket. Ahhoz, hogy ezt a kellemetlenséget el tudja kerülni, arra van szükség, hogy megismerje és felhasználja a MailMaster úgynevezett Műveletek funkcióit.

Műveletek beállítása rendelési rendszerek esetén

1.) Egy termékes rendelési űrlap műveletei: Ebben az esetben a legfontosabb, hogy a hírlevél listában jelölve legyen, hogy az adott olvasó idő közben ügyfél lett. Ennek a következő lehetőségei vannak (ezek valamelyikét vagy valamilyen kombinációját is lehet alkalmazni):

• Hírlevél listában egy csoportosítás típusú mező, amit megrendeléskor űrlap művelettel "ügyfél" státuszú-ra állítunk.
• Hírlevél listában egy dátum típusú mező, amelybe megrendeléskor űrlap művelettel beírjuk a rendezvény dátumát (rendezvény regisztráció esetén).
• Hírlevél listában egy logikai érték típusú mező a termék nevével, amelyet rendeléskor űrlap művelettel kipipálunk (ha később további termékek bevezetése várható).

2.) Termékválasztós űrlap műveletei: Ebben az esetben azt kell elmenteni a hírlevél listába, hogy melyik terméket választotta ki a megrendelő az adott kampányban (felkészülve arra, hogy más kampányokban más termékek is lesznek). Ehhez a következő műveleteket használhatjuk (akár többnek is lehet értelme egy adott helyzetben - ezt a helyzet ismeretében kell eldönteni):

• Hírlevél listába rövid szöveges típusú mező, melybe rádiógomb csoporttal mentjük el a kiválasztott termék nevét.
• Hírlevél listába csoportosítás típusú mező, melynek neve az adott kampányra utal (pl. 2011. húsvéti kampány választott termék).
• Hírlevél listába adott kampány nevét viselő dátum típusú mező, ahova a rendelés dátumát mentjük el.

3.) Termékjelölős űrlap műveletei: Ebben a verzióban azt kell megjelölni a listában, hogy az egyes termékeket kiválasztotta-e a megrendelő vagy nem. Ehhez a következő mezőket érdemes használni:

• Hírlevél listában minden termékhez egy a termék nevét viselő, logikai érték típusú mező, melyek közül a megfelelőt űrlap művelettel jelöljük meg megrendeléskor.
• Hírlevél listába adott kampány nevét viselő dátum típusú mező, ahova a rendelés dátumát mentjük el.
• Hírlevél listában minden termékhez egy-egy a termék nevét viselő, dátum típusú mező, ahova azt mentjük el, hogy mikor rendelte meg az adott terméket a megrendelő (főleg akkor, ha időről-időre bővül a termékskála).

4.) Több darabos rendelési űrlap műveletei: Ebben az esetben azt kell elmenteni, hogy melyik termékből hány darabot vásárolt a megrendelő az adott rendeléskor. Ehhez az alábbi műveletekre van szükség:

• Hírlevél listában minden termékhez a termék nevét viselő szám típusú mező, melyet űrlapművelettel töltünk ki a megrendelés űrlap azonos mezőjének értéke alapján.
• Hírlevél listában dátum típusú mező az utolsó megrendelés dátumának elmentésére.