A DM levél / nyomtatvány készítés funkció segítségével több ponton is eredményesebbé és hatékonyabbá tudja tenni cége marketing és értékesítési folyamatait.

• DM leveleket küldhet olvasói, ügyfelei számára
• Csomagkísérő leveleket készíthet megrendelései mellé
• Kinyomtathatja a levelek és csomagok kísérő nyomtatványait, mint pl. ajánlott blanketta, tértivevényes blanketta, stb.
• Előre nyomtatott kuponjainak, voucher-eiknek megszemélyesítését egyszerűen meg tudja valósítani.
• A hamarosan elérhető születésnapi, névnapi időzítés segítségével üdvözlőkártyát tud küldeni ügyfeleinek, partnereinek.

A funkció áttekintése

A DM levél / nyomtatvány funkció rendkívül hasonló az e-mail és SMS küldés funkcióhoz, ugyanis:

• A DM levél / nyomtatvány létrehozás ugyanúgy a bal menüből érhető el, mint az e-mail létrehozás.
• A címzettek listája ugyanaz az e-mail lista, amire e-mail-jeit és SMS-eit küldi.
• Ugyanúgy el lehet készíteni a MailMaster beépített szövegszerkesztőjével.
• Ugyanúgy lehet abszolút, relatív, feliratkozáskori és adatmódosításkori időzítést hozzárendelni, mint egy e-mail-hez.
• A végeredmény tesztelésére rendelkezésre áll a Próba küldés funkcióhoz hasonló Próba nyomtatás funkció.

A hasonlóságok mellett természetesen vannak kisebb és nagyobb különbségek is:

• Egyelőre nem lehet sablont elmenteni hozzá.
• Ha milliméter pontosságú (vagy pontosabb) formázásra van szüksége, nem a beépített szövegszerkesztőt kell használnia, hanem a nyomdai előkészítésben elterjedt XSL-FO formátumot.
• A végeredményt a rendszer nem elküldi, hanem listázza a kinyomtatható dokumentumok listáját.

DM levél / nyomtatvány elkészítésének folyamata

1.) Levél elkészítése a beépített szövegszerkesztővel

Első lépésként kattintson a menüben az "Új DM levél / nyomtatvány létrehozása" menüpontra.

A megjelenő oldalon adjon egy olyan nevet a levélnek, amely név alapján a menüben később is rá tudni fogja, hogy melyik levélről van szó, válassza ki, hogy melyik levélmappába kerüljön bele a levél, majd a "Milyen forrásból kívánja létrehozni a DM levelet / nyomtatványt?" kérdésnél válassza ki a "HTML forráskódból" opciót.

Ha mindezzel elkészült, a képernyő jobb alsó sarkában nyomja meg a "Tovább" gombot.

A megjelenő képernyőn - ha magától nem jelenne meg -, a "HTML szerkesztő bekapcsolása" linkre klikkelve megjelenik a szövegszerkesztő, melynek segítségével el tudja készíteni aktuális levelét, nyomtatványát.

A megjelenő szövegszerkesztő segítségével el tudja készíteni a levél tartalmát. Amennyiben szükséges, a lenti ábrán látható [...] ikon segítségével ugyanúgy el tudja végezni a levél megszemélyesítését is, ahogy ezt e-mail-jeivel is meg tudja tenni.

Ha elkészült, ismét a "Tovább" gombbal tudja elmenteni, amit készített.

2.) Levél időzítése

A levél időzítését ugyanúgy tudja elkészíteni, ahogy e-mail-jei vagy SMS-ei időzítését. A levél áttekintő képernyőjén kattintson az "Új időzítés létrehozása" gombra az időzítés varázslóba való belépéshez. (Amennyiben elnavigált erről a képernyőről, a menüben a levél nevére kattintva bármikor vissza tud térni erre a képernyőre.)

A lent látható képernyőn adjon egy olyan nevet az időzítésnek, mely név alapján később is fogja tudni, hogy kiknek, mikor, milyen szűréssel küldte a levelet, válassza ki azt az e-mail listát, majd hogy a listán belül mely szegmensnek kívánja küldeni a levelet. Ha ezekkel elkészült, akkor tudja kiválasztani, hogy milyen típusú időzítést szeretne használni. A használható időzítés típusokról ezen az oldalon olvashat bővebben.

Abszolút és relatív időzítés esetén a következő képernyőn tudja megadni, hogy pontosan mikor is szeretné elküldeni a levelet.

Ezt a képernyőt fogja látni, ha abszolút időzítést kíván beállítani...

...és ezt, ha relatív időzítést használ:

A varázsló utolsó képernyőjén függően az időzítés típusától egy vagy két további opciót kell beállítania.

Az "Újbóli nyomtatás engedélyezett" opciót akkor kell átállítania az alapértelmezett "Nem" állásból az "Igen" állásba, ha elképzelhető olyan helyzet, hogy egyazon feliratkozó - ugyanazzal vagy egy másik időzítéssel - ismét meg kell kapja ugyanazt a levelet, nyomtatványt. (Ez a helyzet igen ritka, és ha nem tud kifejezetten róla, hogy ez előfordulhat, akkor valószínűleg soha nem fog előfordulni.)

A "Minden azonos e-mail címre elküldje" opció alapértelmezett állástól eltérő "Igen" állása arra a helyzetre való, amikor egy feliratkozó ugyanazon e-mail címmel akár többször is előfordulhat az adott listában, és azt szeretné, hogyha az időzítés szerint többször is el kell küldeni a levelet ugyanazon személynek, akkor ez ne legyen kiszűrve, azaz annyiszor kapja meg a levelet, ahányszor a listában szerepel.

Az időzítés elmentéséhez az utolsó képernyőn található "Tovább" gombra kell rákattintania.

3.) Próbanyomtatás

Azután, hogy elkészítette levelét, majd beállította hozzá a megfelelő időzítés(eke)t, célszerű megvizsgálni, hogy nyomtatáskor tényleg úgy fog-e kinézni a levél, ahogy azt Ön szerette volna. Erre szolgál a Próba nyomtatás funkció.

A próba nyomtatás az alábbi ábrán látható gomb megnyomásával kezdeményezhető.

A próba nyomtatás következő képernyője az e-mail próbaküldés funkcióval azonos módon működik.

DM levél / nyomtatvány "elküldése"

Fontos érteni, hogy míg az e-mail-eket és az SMS-eket a MailMaster ténylegesen el is küldi, a DM levelek és nyomtatványok esetén mindez egyelőre nem lehetséges: a MailMaster ezen leveleket "csak" legenerálja a megfelelő időpontban a megfelelő személyes adatokkal megszemélyesítve, a nyomtatásról és a postázásról pedig Önnek kell gondoskodnia.

A nyomtatás a bal oldali menü "DM levelek nyomtatása" menüpontban érhető el.